Andina Motors. T. (2) 485 27 27 / Carrera 8 #33-16

Política de Privacidad

andinalogo

Política de Tratamiento de la Información

de

Andina Motors S.A.S.


Su privacidad es muy importante para Andina Motors S.A.

Por ello hemos elaborado una Política de Tratamiento de la Información (la “Política”) que le informa cómo tratamos su información personal.

Gracias por revisar nuestras prácticas de protección de datos personales.


 

Propósito de esta Política

 

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por Andina Motors para hacer efectivos los derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

 

Definiciones

 

Las expresiones utilizadas en mayúsculas inicial en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

  1. “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  2. “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  3. “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  4. “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al Registro Civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  5. “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  6. “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  8. “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue Andina a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  9. “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  10. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
  11. “Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  12. “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  13. “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones o mensajes de datos.

 

Información personal recolectada

 

La Información Personal comprende cualquier información relativa a circunstancias personales o materiales de un individuo identificado o identificable de manera directa o indirecta. La Información Personal recolectada por Andina incluye, sin limitarse a: nombres, apellidos, sexo, edad, cuenta de correo electrónico, número de teléfono fijo y/o celular, domicilio, ciudad y departamento.

 

Andina también recolecta información que por sí sola no permite identificar o asociar directamente a un individuo en específico. Algunos ejemplos de esta información son: la ocupación, el estrato del lugar de residencia, pasatiempos, entre otros datos que permitan a Andina entender mejor el comportamiento de sus clientes de manera que pueda mejorar sus productos, servicios y campañas de mercadeo y publicidad.

 

Tratamiento y Finalidades

 

Sus Datos Personales y demás Información Personal serán recolectados, usados, administrados, transferidos, transmitidos y suprimidos para:

 

  1. Realizar auditorías, análisis de datos, e investigación para mejorar los productos, servicios y comunicaciones con los clientes, empleados, proveedores, accionistas y demás partes interesadas.
  2. Enviar notificaciones de importancia como las listas de vehículos que presentan novedades o fallas, o comunicaciones sobre cambios en nuestros términos, condiciones y políticas de tratamiento de la información.
  3. Crear, desarrollar, operar, entregar, y mejorar nuestros productos, servicios, contenido y publicidad.
  4. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones laborales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Andina.
  5. Cumplir con los procesos internos de Andina en materia de administración de proveedores y contratistas.
  6. Cumplir los contratos de venta de productos o servicios celebrados con los clientes y proveedores.
  7. Llevar a cabo el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a, la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
  8. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de Andina.
  9. Procesos al interior de Andina, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  10. La Transmisión de Datos Personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a, la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  11. Transferir a aliados comerciales de Andina o terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, algunos de sus datos personales tales como nombre completo con apellidos, número de cédula, número de teléfono fijo y/o móvil, datos relativos a sus hábitos de consumo, correo electrónico y edad.
  12. En caso de fusión, adquisición o venta de Andina, podremos transferir parte o toda la información personal que tengamos en nuestras bases de datos al tercero relevante en alguna de las transacciones mencionadas.
  13. Mantener y procesar por ordenador u otros medios conocidos o por conocerse, cualquier tipo de información recibida del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  14. Monitorear mediante sistemas de video vigilancia, para fines relacionados con la seguridad, las actividades que se lleven a cabo en los puntos de venta que sean propiedad o se encuentren bajo la administración de Andina.
  15. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo de los empleados de Andina.
  16. Entrevistar y seleccionar candidatos para distintos puestos de trabajo.
  17. Controlar el acceso lógico (acceso a redes de la compañía, archivos, aplicaciones) y físico a la sede y puntos de venta de Andina.

 

La Información Personal contenida en nuestras Bases de Datos es recolectada a través de nuestros formatos de recolección de información personal en atención al público, eventos de mercadeo y publicidad, solicitud personal, llamada telefónica o a través de nuestras páginas web o en redes sociales. Siempre solicitaremos la autorización expresa e informada del titular para el Tratamiento de sus datos personales. La información recogida es almacenada en físico en los formatos de recolección utilizados y en archivos electrónicos donde se condensa la información.

 

Respecto a la actividad comercial de Andina, la Información Personal que recolectamos nos permite mantener informados a nuestros clientes sobre los últimos modelos de vehículos, accesorios, promociones y los próximos eventos de mercadeo y publicidad. Por ejemplo, si un cliente entra en un sorteo, concurso o promoción, usaremos la información que proporcione para administrar dichos programas. Finalmente, podemos utilizar Información Personal, incluyendo la fecha de nacimiento, para determinar los servicios apropiados para cada perfil de cliente.

 

Datos Personales de Menores

 

El Tratamiento de Datos Personales de menores o adolescentes por parte de Andina se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

 

  1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Siempre asegurar el respeto a sus derechos fundamentales.
  3. Que, en la medida de lo posible, se realice dicho Tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores Titulares considerando los siguientes factores:

 

  1. Madurez
  2. Autonomía
  3. Capacidad para entender el fin de dicho Tratamiento
  4. Explicar las consecuencias que conlleva el Tratamiento

 

Protección de la información personal

 

Para Andina es muy importante la seguridad de su información personal. Para ello utilizamos herramientas adecuadas que nos permiten darle un Tratamiento acorde con las finalidades señaladas en esta Política y almacenarla de manera segura.

Derechos del Titular de los Datos Personales

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Andina o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Andina, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  3. Presentar solicitudes ante Andina o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de Andina, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo en firme que, en el Tratamiento, Andina o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
  6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
  7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
  8. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
  9. Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de Andina para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
  10. Conocer a la dependencia o persona facultada por Andina frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

 

Área de Privacidad asignada para la Protección de Datos Personales

 

Andina ha designado al área de Servicio al Cliente como encargado de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.

 

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

 

  1. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales procedentes de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  2. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:

 

  • Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.
  • Dirección física: Carrera 8 #33-16, en Santiago de Cali.
  • Dirección electrónica: servicioalcliente@andinamotors.com.co
  • Teléfono: (+57-2) 4852727.
  • Cargo de la persona de contacto: Oficial de Protección de Datos.

 

Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

 

Para consultas

 

  1. Andina dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Andina.
  2. Estos mecanismos podrán ser físicos (como trámite de ventanilla), electrónicos (a través del correo del Coordinador de Servicio al Cliente) o telefónicamente (en la línea de atención (+57-2) 4852727).
  3. Cualquiera que sea el medio, Andina guardará prueba de la consulta y su respuesta.
  4. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Andina recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de Andina y se la hará conocer al solicitante.
  5. El funcionario encargado de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud sea recibida por Andina.
  6. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
  7. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Andina.

 

Para reclamos

 

  1. Andina dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por Andina que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de Andina.
  2. Estos mecanismos podrán ser físicos (como trámite de ventanilla), electrónicos (a través del correo del Coordinador de Servicio al Cliente) o telefónicamente (en la línea de atención (+57-2) 4852727).
  3. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

 

  • Deberá dirigirse a Andina Motors S.A. por vía electrónica a la dirección de correo servicioalcliente@andinamotors.com.co; físicamente a la dirección Carrera 8 #33-16; o telefónicamente en la línea de atención (+57-2) 4852727.
  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

 

  1. Andina, antes de atender el reclamo, verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
  2. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Andina requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  3. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Andina no es competente para resolverlo, dará traslado a la Coordinadora de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
  4. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Andina donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Tanto para consultas o reclamos, los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación en original o copia. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

 

Vigencia

 

Esta Política rige a partir del día 4 de junio de 2013. La presente Política podrá modificarse en cualquier momento por parte de Andina. Para ello, dará aviso publicado en su página Web y lo mantendrá publicado por un término de diez (10) días calendario. Una vez expirado este término, se entiende que quienes no soliciten la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de Andina, conocen, aceptan y acogen la nueva PTI y las modificaciones correspondientes.

 

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. En general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, sea necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

 

Roles de Andina en el Tratamiento

 

Andina Motor S.A., identificada con NIT 805026706 – 4, domiciliada en Santiago de Cali, en la Carrera 8 #33-16, teléfono (+57-2) 4852727, y dirección electrónica servicioalcliente@andinamotors.com.co, asume los roles de Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, así como los deberes impuestos por la normativa vigente para estos roles dentro del aludido Tratamiento.